Non seulement vous pourrez retrouver facilement une délibération ;
Mais cette délibération pourra également être classée dans votre Plan de Classement des Documents (système GED : Gestion Electronique des documents).

Exemple : une délibération portant sur des travaux sur la Mairie se retrouvera facilement en tant que délibération mais elle pourra aussi être classée dans votre armoire URBANISME sans duplication du document.

Le Logo (OpenSoft en l’occurrence) sera celui de votre société ou organisme

La partie droite contient tous les documents en attente de traitement.

Le bouton Poste de Distribution correspond au logiciel de dématérialisation et de distribution de documents MicroSCAN pouvant être installé en complément (licences supplémentaires) dans le cas d’un poste de dématérialisation des documents entrants.

2. Processus de traitement

Le logiciel MicroDélib reproduit de façon simple et Intuitive le processus de traitement du cycle d’une délibération.

La représentation est très Visuelle et permet immédiatement de voir où en est le déroulement d’un projet :

Les services déposent leurs projets de délibération :

o Désignation du projet ;

o Sélection de la (ou des) commission(s) concerné(es) par ce projet ;

o affectation d’un numéro chrono automatique au projet ;

o Archivage des documents nécessaires aux commissions ;

Les commissions établissent le planning des réunions et de l’ordre du jour :

o Après sélection des projets retenus pour l’ordre du jour, sélection automatique de la (ou des) commission(s) concernée(s) ;

o Gestion du calendrier des réunions ;

Convocation des conseillers :

o Convocation automatique par publipostage Word ou E-mail :

§ Lieu, date et heure ;

§ Ordre du jour de la convocation ;

Réunion des commissions :

o Impression de la fiche de présence ;

o Archivage de la fiche signée ;

o Vote des projets ;

o Saisi du compte rendu basé sur un modèle ;

o Archivage du compte rendu ;

o Vote et décision de suivi du projet :

§ Validé : Passage en Assemblée ;

§ Rediscuté : Fixer une prochaine date de réunion ;

§ Annulé : Classé dans la liste mais n’apparaitra plus dans l’ordre du jour ;

o Diffusion du compte rendu par E-mail ;

Le cabinet du Maire avec le DGS établissent le planning du conseil :

o Etablissent l’ordre du jour en fonction des votes des commissions ;

o Convoquent les membres du conseil municipal ;

o Gestion du dossier de synthèse ;

o Saisie des résultats du vote ;

o Rédaction du compte rendu à partir de modèles ;

o Gestion de la relation avec la préfecture ;

o Archivage de la délibération signée en retour de la préfecture ;

o Diffusion aux services ;

Gestion des arrêtés et des décisions.

3. Gestion des conseillers

3.1. Liste des conseillers

3.2. Fiche d’un conseiller

Cliquer sur le bouton [nouveau] pour créer un nouveau conseiller

La fiche du Conseiller (ou autre dénomination) contient deux onglets :

Onglet des commissions : une personne peut faire parti de plusieurs commissions

Onglet projet : une personne peut être affectée à un projet ou à une affaire sans faire partie d’une commission (c’est une ressource)

Le champ envoi des convocations est important pour la suite du processus : il permet de connaître le mode de communication avec le conseiller

4. Gestion des commissions (ou comités d’affaires)

4.1. Liste des commissions

Les commissions (ou comités d’affaires) contiennent la liste des ressources qui se réuniront selon des plannings définis, elles valideront l’avancement du projet ou le vote de la délibération.

Le bouton imprimer permet d’éditer la liste des commissions.

4.2. Fiche d‘une commission

Composition de la commission

Pour chaque Commission il sera nommé un Rapporteur (nommé également Pilote) :

Il suffit de sélectionner les conseillers constituant la commission.

Le conseiller sur fond rouge correspond un conseillé devenu inactif (déménagement, fin de mandat ou autre motif).

L’onglet Réunion : permet d’un simple clic d’accéder rapidement au planning.

5. Dépôt du projet par un service

5.1. Détail du projet

5.1.1. Gestion du numéro du projet

Le numéro Chrono de délibération n’étant affecté qu’après le vote, il est souhaitable de nommer le projet pour éviter toute confusion, ce numéro étant un numéro Chrono du projet sans rupture dans l’attente d’affectation d’un numéro Chrono de Délibération.

5.1.2. Gestion du numéro de délibération

Un numéro est toujours composé de deux champs :

Un préfixe de type alphanumérique de 6 caractères (12 maximum) :

§ Exemple : l’année suivie d’un caractère séparateur : 2010/ ou 2010-

Un numéro compteur : 5 chiffres (8 maximum)

Zone de Texte: Affectation du numéro de délibération :

Il ne doit pas y avoir de rupture dans la numérotation des délibérations.

Le numéro de délibération sera affecté lorsque la délibération sera votée en commission.

5.1.3. Déroulement du projet

Un projet peut ne pas être discuté en commission et passer directement à l’assemblée.

5.2. Etat du Projet

Permet de voir immédiatement l’état de la délibération.

On ne peut pas passer à l’état d’assemblée et les étapes suivantes si le vote n’a pas été validé (Sauf le cas du passage direct en assemblée : case à cocher précédente).

5.3. Service dépositaire

Un projet est obligatoirement déposé par un service.

Ce champ doit obligatoire.

5.4. Détail du projet

5.4.1. Type du projet

Cette liste a été créée par l’administrateur ou le superviseur, elle évite les doubles saisies et permet des recherches et requêtes cohérentes.

5.4.2. Objet du projet

C’est en fait le libellé de la délibération.

Ce champ est obligatoire.

5.4.3. Commentaire

Permet de détailler l’objet de la délibération.

5.5. Commissions

Permet de sélectionner la (ou les) commission(s) concernée(s) par ce projet.

Ce choix permettra :

D’adresser les convocations aux membres de la (ou des) commission(s) sélectionnée(s) ;

De dresser la feuille de présence lors de la réunion concernant le projet.

5.6. Les onglets du projet

5.6.1. L’onglet Historique

Comme son nom l’indique, il retracera toutes les phases du projet depuis sa création, les modifications, les réunions, les comptes rendus.

5.6.2. L’onglet Documents

Permet d’attacher tous les documents pouvant être nécessaires à la discussion de ce projet.

Il peut être associé tout type de document : Texte, Plan, photos, etc…

6. Gestion des lieux (et salles)

Lors de l’établissement de la convocation, le lieu de réunion sera fixé.

Il sera possible d’accéder à la réservation de du lieu de la salle avec envoi d’un mail de réservation :

De même il sera possible de réserver un matériel

6.1. Liste des lieux

6.2. Fiche d’un lieu

Un onglet lieu : Photo du lieu ou de la salle ;

Un onglet Plan d’accès : Plan d’accès avec possibilité d’envoi par e-mail ;

Un onglet Calendrier / Réservation : Le calendrier de réservation du lieu.

7. Gestion des réunions

7.1. Liste des réunions

7.2. Fiche d’une réunion

Sélectionner la commission devant se réunir ;

Choisir le lieu de la réunion ;

Fixer la date et l’heure ;

Créer l’ordre du jour en choisissant les projets à débattre;

Les autres commissions concernées sont automatiquement sélectionnées ;

En rouge apparaissent les dates de réunions concernant la commission directement concernée et en jaune les dates des réunions induites par d’autres commissions.

8. Convocation des conseillers

En cliquant sur l’onglet Convocation, la liste de tous les conseillers concernés est établie ainsi que la liste des projets, dont il est possible de fixer l’ordre de discussion.

Il est possible, d’un simple clic, de :

Sélectionner le modèle de convocation ;

Réaliser l’envoi par publipostage ou par e-mail selon les préférences du conseiller.

9. Réunion des conseillers

Les conseillers convoqués se réuniront à la date et heure fixée, un rapporteur désigné procèdera à l’impression de la liste de présence.

La liste de présence signée pourra être en suite scannée et archivée.

9.1. Enregistrement des présences

Une conseiller peut :

être Présent ;

être Absent ;

être Absent mais excusé ;

donner pouvoir à quelqu’un d’autre (procuration).

9.2. Comptabilisation des présences

Les présences sont comptabilisées automatiquement.

9.3. Vote des projets

La commission procède au vote sur chaque projet, ce dernier peut être :

Refusé (il garde néanmoins son numéro de projet dans la liste des projets) ;

Contrôlé pour sa validité technique ;

Contrôlé par la présidence ;

Accepté (affectation du numéro automatique de numéro de délibération pour
passage en assemblée) ;

Rediscuté.

9.4. Détail des votes

En option l’administrateur peut valider le détail des votes :

10. Gestion des Assemblées

La Direction Générale du Service (DGS), en liaison avec le cabinet du maire, établit l’ordre du jour de la réunion du conseil municipal (assemblée), en sélectionnant les projets votés par les commissions.

Le processus de la réunion de l’assemblée sera identique à celui des réunions des commissions avec en plus la liaison avec la préfecture :

Ordre du jour > Convocation > Réunion > Vote > Compte rendu

> Envoi préfecture > Réception avec tampon préfecture > archivage

10.1. Ordre du jour de l’assemblée

11. Liaison entre MicroDelib et MicroGED

11.1. Objectif

Rappel : une vraie gestion documentaire ne réside pas dans une simple attache de fichier à un élément de gestion.

Tous les produits de la gamme de logiciels Papyrus utilisent le même moteur de recherche (MicroGED) qui permet de retrouver un Document sur simple saisie de mots clés.

On ne trouve plus (seulement) un document par son endroit de rangement (répertoires, sous-répertoires, etc…) mais par son contenu.

11.2. Fonctionnement

La gestion des projets de délibération, en plus de respecter son processus de traitement (projets, commissions, convocations, réunions, délibérations, votes, compte-rendu, passage en assemblée, vote, envoi en préfectures, archivage), pourra bénéficier de toute la puissance de MicroGED et de son organisation :